Politica antiriciclaggio

I) Introduzione

Novatrix SRL (“Società”) è un’entità che organizza giochi speciali d’azzardo tramite mezzi di comunicazione elettronica.

Essendo autorizzata dalla Tobique Gaming Commission, la Società si impegna al pieno rispetto dei requisiti legali e regolamentari al fine di individuare e prevenire il riciclaggio di denaro e altri reati attraverso i propri servizi.

La Società riferisce direttamente alla Tobique Gaming Commission in merito ad attività che potrebbero essere collegate al riciclaggio di denaro o a reati presupposto.

La presente policy fornisce una panoramica delle procedure e dei controlli AML a cui la Società aderisce.

II) Profilo di rischio della Società

In base al nostro profilo di business, il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo è minimo, soprattutto se confrontato con quello delle istituzioni finanziarie.

Il motivo principale è che non viene accettato contante e che per effettuare depositi e prelievi possono essere utilizzati solo carte di credito, e-wallet e altri strumenti autorizzati.

Inoltre, la transazione media è di valore relativamente ridotto. Poiché vengono offerti solo giochi RNG, i prodotti offerti dalla Società non possono realmente essere utilizzati come strumento per riciclare denaro. L’unica fase del riciclaggio che potrebbe rappresentare un potenziale rischio per la Società è la fase di “layering”, mitigata da diverse misure di screening giornaliere descritte di seguito.

III) Onboarding del cliente

1. Per registrarsi presso la Società, un cliente deve fornire i seguenti dati obbligatori:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo
• Città e codice postale
• Paese
• Indirizzo email
• Data di nascita
• Password (verrà cifrata)
• Conferma password
• Valuta dell’account
• Numero di telefono cellulare

2. I giocatori non registrati non possono e non sono autorizzati a giocare con denaro reale. Qualsiasi transazione online, sia in entrata (pay-in) sia in uscita (pay-out), non verrà accettata né elaborata in contanti.

3. Una volta completata la registrazione, i clienti riceveranno un’email di benvenuto con un link per accedere al proprio account. Questa procedura mira a verificare l’indirizzo email del cliente.

4. I clienti non potranno registrarsi con un Paese di residenza appartenente al seguente elenco:

• Bahamas
• Botswana
• Cambogia
• Etiopia
• Pakistan
• Panama
• Sri Lanka
• Siria
• Trinidad e Tobago
• Tunisia
• Yemen
• Arabia Saudita
• USA
• Corea del Nord
• Iran
• Hong Kong
• Cina
• Panama
• Arabia Saudita
• E altri Paesi soggetti a restrizioni/sanzioni in conformità alle linee guida e alle normative FATF/ONU.

5. Ai clienti di età inferiore ai 18 anni verrà negata la registrazione di un account.

IV) Adeguata verifica del cliente (Customer Due Diligence)

1. La procedura di Customer Due Diligence include la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Prova di identità (“POI”)
• Prova di indirizzo (“POA”)
• Prova dell’account di pagamento (“POPA”)
• Dichiarazione della provenienza della ricchezza (“SOWD”)

2. La Customer Due Diligence deve essere applicata al cliente in occasione dei seguenti eventi:

• In caso di transazioni pari a USD 10.000 o più, indipendentemente dal fatto che si tratti di una singola transazione o di più transazioni interrelate.
• Il cliente effettua piccoli depositi accompagnati da depositi insolitamente elevati e la CDD non è ancora stata effettuata.
• Il cliente viene osservato mentre tenta di creare più account e la CDD non è ancora stata effettuata.
• L’account del cliente è rimasto inattivo per un periodo superiore a 6 mesi, è tornato attivo e l’IP e l’attività transazionale differiscono dall’attività precedentemente osservata.

3. Misure di due diligence aggiuntive possono essere applicate al cliente a esclusiva discrezione del personale della Società e includono:

• selfie
• selfie con POI
• selfie con una nota speciale (esempio: “Hello ‘casino name’”) e/o altre condizioni speciali (battito di ciglia, rotazione di testa/mano, ecc.)
• verifica video
• controllo di “liveness”
• controllo biometrico

4. Criteri di accettazione dei documenti di verifica:

POI: tutti i dati (nome, data di nascita, cittadinanza) devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda “Player’s details”. Il documento deve essere valido; la foto del titolare, la data di nascita e la data di emissione/scadenza sono obbligatorie.

POA: tutti i dati (nome, indirizzo) devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda “Player’s details”. Al momento della verifica, il documento non deve essere più vecchio di 90 giorni dalla data di emissione.

POPA: tutti i dati devono coincidere completamente con i dati presenti nella scheda “Payment systems debts”.

Le copie scannerizzate dei documenti non devono essere accettate ai fini della verifica.

V) Adeguata verifica rafforzata (EDD) e monitoraggio

1. L’Enhanced Due Diligence viene applicata quando sono necessari ulteriori passaggi di esame per confermare che le attività del cliente vengano svolte con fondi legittimi.

2. La procedura di Enhanced Due Diligence include la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Provenienza della ricchezza (Source of Wealth)
• Provenienza dei fondi (Source of Funds)

3. L’Enhanced Due Diligence deve essere attivata nei seguenti casi:

• Il cliente è classificato come ad alto rischio secondo la Customer Risk Assessment e SOW/SOF non sono ancora stati ottenuti e verificati.
• Il cliente è determinato come PEP o parente/stretta conoscenza di una PEP.

4. Forme accettabili di SOW:

Reddito da lavoro dipendente (Salary income):

• Obbligatorio: Estratto/i conto bancario/i che mostrino l’accredito dello stipendio (minimo 3 mesi);
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: busta paga (o pagamento bonus), lettera del datore di lavoro su carta intestata, o dichiarazione dei redditi annuale.

Profitti aziendali (Company profits):

• Obbligatorio: Certificato di distribuzione dividendi; Certificate of incumbency (se possiamo caricare 2 documenti).
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: bilanci revisionati e estratto conto aziendale (ultimi 6 mesi), dichiarazione di un commercialista certificato (con beneficial ownership), Certificate of incumbency, fatture di vendita/acquisto.

Vendita di azioni o altri investimenti / liquidazione di portafoglio investimenti / obbligazioni:

• Obbligatorio: Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri chiaramente l’accredito dei fondi e il nome della società di investimento o gli interessi sulle obbligazioni ricevuti;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: certificati di investimento/risparmio certificati, note contrattuali o estratti di incasso.

Vendita di immobile (Sale of property):

• Obbligatorio: Copia del contratto di vendita; estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita (se possiamo caricare due documenti).
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: estratto conto bancario che mostri i proventi; lettera di un avvocato abilitato o commercialista regolamentato con indirizzo immobile, data di vendita, proventi e nome acquirente.

Vendita dell’azienda (Sale of company):

• Obbligatorio: Lettera che dettagli la vendita dell’azienda firmata da un avvocato abilitato o da un commercialista regolamentato su carta intestata;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: copie di copertura mediatica (se applicabile).

Eredità (Inheritance):

• Obbligatorio: Copia del testamento del defunto;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: lettera firmata da un avvocato abilitato o amministratori fiduciari dell’eredità su carta intestata; Grant of probate (con copia del testamento) con valore dell’asse ereditario.

Prestito (Loan):

• Obbligatorio: Copia del contratto di prestito;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: copia dei documenti di identità del/dei soggetto/i che concedono il prestito.

Donazione (Gift) (eccezione: 2 documenti obbligatori):

• Obbligatorio: lettera del donatore con motivo della donazione e provenienza della ricchezza; documenti di identità certificati del donatore;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: passaporto o documento d’identità nazionale; estratto conto bancario che mostri l’origine del pagamento; selfie del donatore con documento d’identità.

Deposito vincolato – Risparmi (Fixed deposit – Savings):

• Obbligatorio: Estratto/statement dei risparmi;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: prova di apertura del conto (lettera del provider o primo estratto) e/o documentazione che mostri l’origine dei risparmi detenuti.

Fondi generati da vincite di gioco d’azzardo/gaming (eccezione: 2 documenti):

• Obbligatorio: ricevuta delle vincite; documentazione (ad es. estratto conto bancario) (6 mesi) che mostri l’origine dei fondi inizialmente depositati.

Pensione (Pension):

• Obbligatorio: Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri l’accredito del pagamento pensionistico e indichi il nome del fondo pensione pagatore;
• Documentazione aggiuntiva se richiesta: copia dell’estratto/statement pensionistico.

Mining:

• Obbligatorio: Registro dell’ammontare di criptovaluta minata e indirizzo del wallet con hash della transazione a cui è stata inviata la criptovaluta minata.

VI) Gestione dei pagamenti (Payout management)

I seguenti controlli devono essere effettuati su ogni payout:

Controllo dell’account

Il titolare dell’account presso la Società deve essere la stessa persona del titolare del conto bancario o della carta di credito.

Tutte le informazioni dell’account, come indirizzo, email, data di nascita, ecc., devono essere complete e autentiche.

I prelievi verranno effettuati verso la stessa fonte da cui i fondi hanno avuto origine (ove possibile).

Controllo del wagering

Per ogni payout deve essere verificato se i depositi sono stati utilizzati per puntate. Un payout non può essere elaborato se l’importo depositato non è stato utilizzato per puntate. Se l’importo depositato non è stato utilizzato, il payout deve essere rifiutato.

Controllo dell’attività

I fondi depositati nel wallet di gioco possono essere utilizzati solo per attività di gioco. Se la Società rileva cambiamenti regolari da parte dei giocatori nel conto bancario collegato al wallet di gioco, l’account verrà sospeso temporaneamente fino a quando il giocatore non fornirà le necessarie spiegazioni per tali cambiamenti.

Controllo di collusione

Il personale della Società monitora attentamente l’origine delle vincite acquisite dal cliente.

Se vi sono ragionevoli motivi per sospettare che il cliente stia tentando di trasferire fondi da un account di gioco a un altro tramite giochi che consentono la possibilità di trasferimenti p2p attraverso scommesse strategiche (ad es. roulette, punto banco, craps, ecc.), non verrà elaborato alcun payout fino a quando l’attività non sarà esaminata dal provider di gioco e non sarà ottenuta evidenza dell’assenza di collusione.

VII) Persone politicamente esposte (PEP) e soggetti sanzionati

Una Persona Politicamente Esposta è una persona a cui è stata affidata una funzione pubblica rilevante, come una figura politica di alto livello. Anche le persone strettamente legate a tale soggetto, ad esempio familiari stretti e stretti collaboratori, sono considerate PEP.

Le PEP sono classificate come rischio di riciclaggio di denaro poiché possono essere esposte a beni generati da corruzione e tangenti in ragione della loro posizione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link sono considerati “come minimo” per lo screening manuale:

• https://dilisense.com
• http://everypolitician.org
• https://littlesis.org/

Nel momento in cui si apprende che il cliente potrebbe essere una PEP, vengono applicate le seguenti misure:

• Al cliente viene richiesto di fornire POI, POIA e un selfie (se non già ottenuti in precedenza)
• L’unità AML Compliance di Novatrix SRL deve effettuare una revisione dell’account per determinare se il cliente è effettivamente una PEP
• Se il cliente viene determinato come effettiva PEP:
  vengono applicate misure EDD
  viene richiesta l’approvazione del senior management per proseguire il rapporto commerciale con il cliente
  se si decide di continuare il rapporto con il cliente, vengono applicate misure di monitoraggio.

I nuovi clienti vengono sottoposti a screening per lo status PEP entro 30 giorni dall’inizio della procedura CDD.

I soggetti sanzionati sono classificati come rischio di riciclaggio di denaro poiché possono essere esposti a beni generati da corruzione e tangenti in ragione della loro posizione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e i seguenti link importanti sono considerati “come minimo” per lo screening manuale:

Elenco consolidato UE di persone, gruppi ed entità soggetti a sanzioni finanziarie UE: Elenco consolidato UE

United Nations Security Council Consolidated List: UN Consolidated List

Elenco sanzioni OFAC: OFAC Sanctions List

Qualora un cliente venga segnalato come potenzialmente presente in un elenco di sanzioni finanziarie:

• il cliente deve essere immediatamente congelato e tutti i fondi devono essere congelati;
• il modulo di Report Interno deve essere inviato immediatamente all’MLRO;

Una volta effettuata l’indagine appropriata e confermato che il cliente è con elevata probabilità un soggetto sottoposto a sanzioni finanziarie, l’MLRO presenterà una segnalazione all’autorità competente per riportare le azioni intraprese in relazione al cliente.

VIII) MLRO

L’MLRO è la prima figura da informare quando emerge il sospetto di attività di riciclaggio.

L’MLRO è nominato dal senior management ed è formato sui fattori di rischio di riciclaggio che l’azienda affronta. Quando l’azienda nomina l’MLRO, le autorità competenti devono esserne informate. I principali compiti dell’MLRO sono:

a) Mantenersi aggiornato sulla legislazione AML/CTF.

b) Assicurare che l’implementazione avvenga in linea con le procedure interne.

c) Assicurare che la formazione antiriciclaggio sia fornita periodicamente al personale.

d) Registrare e aggiornare le valutazioni del rischio.

e) Ricevere e valutare report interni.

f) Consigliare, guidare e assistere.

g) Mantenere dati statistici.

h) Presentare STR alla Tobique Gaming Commission.

Tutti gli episodi che coinvolgano una persona o transazione sospetta in termini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati dall’MLRO alla Tobique Gaming Commission entro 5 giorni lavorativi.

Nel Suspicious Transaction Report, l’MLRO deve fornire una spiegazione chiara e completa del comportamento sospetto, includendo anche l’identificazione del cliente e i registri delle transazioni.

IX) Conservazione dei registri

I seguenti registri vengono conservati:

Registri di identificazione:

• Copia del documento d’identità;
• Copia dell’estratto conto bancario/estratto carta di credito;
• Referenze.

Dettagli dei registri delle transazioni:

• Metodo di deposito/prelievo utilizzato;
• ID della persona che effettua la transazione;
• Destinazione dei fondi;
• Autorizzazione dei pagamenti con carta di credito effettuati dalle nostre società di clearing;
• Volume delle transazioni.

I registri vengono conservati per 5 anni dalla fine del rapporto commerciale, in conformità alla direttiva.

X) Formazione del personale

La formazione periodica garantisce che il personale sia consapevole e conforme ai requisiti regolamentari antiriciclaggio.

XI) Assunzione dei dipendenti

Per tutti i nuovi dipendenti assunti dalla Società, la Società effettuerà un accurato controllo dei precedenti e raccoglierà vari documenti di due diligence a scopo di riferimento (certificato di nascita, casellario giudiziale pulito, ecc.). Vengono condotti colloqui e, ove disponibili, vengono verificate le referenze richieste.

È politica aziendale che tutti i nuovi dipendenti ricevano anche formazione relativa alla policy antiriciclaggio e alle procedure interne utilizzate per mitigare tale rischio.